ochrona sygnalistów

Od 24 września 2024 r. każdy przedsiębiorca, na rzecz którego wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, ma obowiązek opracowania oraz wdrożenia skutecznej procedury zgłoszeń wewnętrznych, zapewniającą ochronę sygnalistów (ang. whistleblower), a więc osób, zgłaszających lub ujawniających informację o naruszeniu prawa przez organizację.

Strona główna

sygnaliści

Sygnaliści

w 5 punktach

1. Kim są Sygnaliści?

Sygnaliści, to osoby zgłaszające nieprawidłowości w organizacji. W związku z obowiązkiem implementacji unijnej dyrektywy 2019/1937 w Polsce zakończyły się prace nad ustawą o ochronie sygnalistów, która nakłada na niektórych przedsiębiorców obowiązek ustalenia wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

2. Kto ma obowiązek?

Obowiązek ustalenia procedur zgłoszeń wewnętrznych obejmuje podmioty na rzecz, których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Obowiązek, niezależnie od liczby pracowników, obejmuje także szereg innych podmiotów, które zostały wskazane w części 1.8 i li zał. do dyrektywy 2019 /1937. W przypadku jednostek samorządu terytorialnego obowiązek ten obejmuje gminy lub powiaty, liczące powyżej 10.000 mieszkańców.

3. Co trzeba zrobić?

Podmioty zobowiązane do ustalenia procedur zgłoszeń wewnętrznych, powinny określić osoby lub podmioty odpowiedzialne za przyjmowanie, rozpoznawanie i wdrażanie działań następczych związanych z dokonanymi zgłosze niami. Procedury te mają zapewnić anonimowość sygnalistów oraz uniemożliwić podejmowanie przez organizację ewentualnych działań odwetowych.

4. Jakie konsekwencje?

Brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych będzie stano wił wykroczenie zagrożone karą grzywny do 5.000 zł.
Zachowania polegające na uniemożliwieniu lub istotnym utrudnieniu dokonania zgłoszenia, podejmowaniu działań odwetowych, ujawnieniu tożsamości sygnalisty będą zaś stanowiły przestępstwa zagrożone karą pozbawienia wolności do lat 3.

5. Termin wejścia w życie

Przepisy o ochronie sygnalistów, z pewnymi wyjątkami, wchodzą w życie w dniu 25 września 2024 r., - do tego czasu, wszystkie zobowiązane do tego podmioty, będą musiały dysponować odpowiednimi procedurami zgłoszeń wewnętrznych.

Dlaczego Twoja organizacja musi zainteresować się sygnalistami?

Przepisy nakładają na organizacje zatrudniające co najmniej 50 osób obowiązek wdrożenia procedur o ochronie sygnalistów. Brak opracowania, zaimplementowania i realizacji proceduro ochronie sygnalistów będzie wiązał się z popełnieniem wykroczenia, a celowe działania uniemożliwiające lub utrudniające dokonywanie zgłoszeń będą stanowiły przestępstwo, za które odpowiedzialne będą osoby reprezentujące dany podmiot.

Brak wdrożenia efektywnego systemu ochrony sygnalistów będzie zwiększał ryzyko odpowiedzialności osób reprezentujących organizacje, narażając je nie tylko na odpowiedzialność za popełnienie wykroczenia lub przestępstwa, ale także będzie wprost prowadził do zwiększenia kosztów biznesowych oraz zwiększał ryzyko związane z zainteresowaniem organów kontrolno-nadzorczych, w tym organów ścigania. Będzie wiązał się także z utratą wizerunku, personelu i ogólnej kultury organizacyjnej.

Jak możemy Ci pomóc?

Zapewniamy kompleksowe wsparcie w zakresie wdrażania oraz
realizacji systemu zgłaszania nieprawidłowości. Zapewniamy w szczególności:

WDROŻENIE SYSTEMU DO SYGNALIZOWANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

-analizujemy, identyfikujemy ryzyka, tworząc dla Twojej organizacji szczegółowe rekomendacje; -projektujemy procedury dedykowane dla Twojej działalności; -wdrażamy efektywną platformę do sygnalizowania nieprawidłowości

PRZEPRAWADZENIE SZKOLEŃ DLA PRACODAWCÓW ORAZ PERSONELU

-szkolimy pracodawców, uświadamiając obowiązki oraz ryzyka związane z ochroną sygnalistów;-szkolimy pracowników, zapewniając efektywną realizację procedur oraz uświadamiając o odpowiedzialności.

OBSŁUGĘ ZGŁOSZEŃ SYGNALISTÓW

-realizujemy obowiązki w zakresie odbioru oraz weryfikacji zgłoszenia nieprawidłowości; -dokonujemy oceny zgłoszonych nieprawidłowości; -utrzymujemy kontakt z sygnalistą ; -gromadzimy informacje i dokumentację dotyczącą zgłoszonej nieprawidłowości.

PRZEPROWADZANIE POSTĘPOWAŃ WYJAŚNIAJĄCYCH

-przeprowadzamy śledztwa wewnętrzne; -zabezpieczamy materiał dowodowy; -przygotowujemy raporty, analizy i rekomendacje.

Whistleblower
Software

System dla Twojej organizacji

Jako Kancelaria jesteśmy partnerem Whistleblower Software ApS by Formalize, tym samym zapewniając dostęp do systemu zarządzającego zgłoszeniami nieprawidłowości dokonywanymi przez sygnalistów. Dzięki dostępowi do naszego oprogramowania zapewnisz swojej organizacji zgodność z wymogami ustawy o ochronie sygnalistów. Oprogramowanie zapewnia zachowanie poufności oraz bezpieczeństwo tak dla sygnalisty, jak i organizacji.

Whistleblower Software by Formalize, zapewnia:
-dedykowaną platformę do dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości w niemal 100 językach;
-dedykowaną platformę do obsługi zgłoszeń nieprawidłowości;
-możliwość dokonywania zgłoszeń pisemnych oraz ustnych za pośrednictwem nagrań audio;
-prowadzenie komunikacji z sygnalistą;
-automatyzację obsługi zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów;
usunięcie metadanych oraz uniemożliwienie identyfikacji sygnalisty;
-udostępnianie dowodów (dokumentów, zdjęć, nagrań audio);
-informacje o upływających terminach ustawowych;
-najwyższy poziom cyberbezpieczeństwa.
‍

Dlaczego potrzebujesz systemu do obsługi sygnalizowania nieprawidłowości?

Musisz zagwarantować anonimowość.

‍Odpowiedzialność za wykroczenie jest przewidziana nie tylko za nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, ale także za ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wymogów wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów - oznacza to, że oceniany będzie sposób w jaki organizacja realizuje swoje obowiązki. Niewystarczające będzie zatem samo ustanowienie procedur oraz ustanowienie kanałów komunikacji. Organizacja powinna bowiem zapewnić, by udostępnione sposoby dokonywania zgłoszeń gwarantowały dostęp do informacji objętych zgłoszeniem oraz ochronę poufności tożsamości sygnalisty.

Udostępnienie skrzynki na listy oraz adresu e-mail będzie niewystarczające.

Skrzynka na listy nie zapewnia anonimowości. Należy zapewnić, by dokonywanie zgłoszeń nie było jakkolwiek rejestrowane, np. przez monitoring, skrzynka powinna być w miejscu, która uniemożliwia nawet przypadkową obserwację sygnalisty
Dedykowany adres e-mail nie pozwala w prosty sposób na zabezpieczenie przed ustaleniem metadanych oraz adresu IP sygnalisty, a także nie zabezpiecza przed dostępem do zawartości samej skrzynki pocztowej.

Zarówno skrzynka na listy oraz adres e-mail nie pozwalają na automatyzację, śledzenie ustawowych terminów i zarządzanie sprawami.

Oferta dla Twojej Organizacji

Jesteśmy elastyczni - zapewniamy zarówno kompleksową obsługę zgłoszeń sygnalistów, jak i dostarczamy pojedyncze rozwiązania w zależności od potrzeb Klientów. Nasza oferta jest więc oparta na elementach, które mogą funkcjonować jako osobne produkty lub mogą stanowić kompleksowe rozwiązanie dla twojej organizacji.

Whistleblower Software by Formalize

platforma zgłoszeń sygnalistów

CO ROBIMY

Udostępniamy Ci i konfigurujemy platformę do obsługi zgłoszeń sygnalistów.

CO OTRZYMUJESZ

-nieograniczona liczba spraw, użytkowników oraz niemal 100języków;
-możliwość komunikacji z sygnalistą;
-nagranie ze zniekształconym głosem;
-anonimowe lub poufne raportowanie;
-certyfikaty bezpieczeństwa;
-automatyczne tłumaczenia.

CENA
(za miesiąc w rozliczeniu rocznym)
‍
-0-49 pracowników - €70;
-50-249 pracowników - €80;
-250-499 pracowników - €135;
-500-999 pracowników - €215;
-1.000-1.999 pracowników - €285;
-2.000+ pracowników - cena ustalana indywidualnie.

Wsparcie w rozpatrywaniu zgłoszeń

CO ROBIMY

Zapewniamy obsługę platformy do zgłaszania nieprawidłowości,gwarantując dotrzymanie terminów ustawowych, przeprowadzająckomunikację z sygnalistą, przygotowując na koniec raport.

CO OTRZYMUJESZ

-pełną obsługę zgłoszonych nieprawidłowości;
-komunikację z sygnalistą;
-gwarancję dotrzymania terminów ustawowych;
-przeprowadzenie śledztw wewnętrznych;
-sformułowanie raportu końcowego, zawierającego rekomendacje,dotyczące dalszych działań.

CENA

-rozliczenie ryczałtowe: 20.000 zł netto - obsługa do 30 zgłoszeń rocznie {opłata roczna);
-rozliczenie godzinowe: 400 zł netto/h.

Opracowanie wewnętrznych procedur
zgłaszania nieprawidłowości

CO ROBIMY

Dokonujemy analizy potrzeb Twojej organizacji, przygotowującodpowiednie procedury, zapewniające zgodność z ustawąo ochronie sygnalistów oraz potrzebami Twojej organizacji.

CO OTRZYMUJESZ

szytą na miarę procedurę, która zabezpieczy interesTwojej organizacji, a także zapewni sygnalistommożliwość dokonywania bezpiecznych, anonimowychzgłoszeń wewnętrznych.

CENA

od 15.000 zł netto (opłata jednorazowa).

Szkolenia

CO ROBIMY

Prowadzimy szkolenia dla kadry zarządczej - zapewniamy realne wdrożenie procedur i polityk o ochronie sygnalistów, wskazując na zagrożenia oraz sposoby radzenia sobie z pojawiającymi się zgłoszeniami;
Prowadzimy szkolenia dla pracowników - przedstawiamy prawa i obowiązki sygnalistów, uświadamiając o konsekwencjach dokonywania fałszywych zgłoszeń, zapewniając realne wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych.

CO OTRZYMUJESZ

pełne wsparcie dla procesu wdrożenia procedur oraz polityko ochronie sygnalistów.

CENA

od 8.000 zł netto (opłata jednorazowa).

W przypadku zakupu pakietu, składającego się z [1] platformy, [2] wsparcia w rozpatrywaniu zgłoszeń, [3] opracowania wewnętrznej procedury oraz [4]przeprowadzenia szkolenia - obowiązuje rabat na [2], [3] oraz [4] w wysokości 15%przykładowo cena przed rabatem: 43.000 zł netto, cena po rabacie: 36.550 zł netto.W przypadku zakupu pakietu, składającego się z [1] platformy, [3] opracowania wewnętrznej procedury - obowiązujerabat na [3] w wysokości 5% - przykładowo cena przed rabatem: 15.000 zł netto, cena po rabacie 14.250 zł netto.I•