1. Krajowy System e-Faktur – aspekty prawnokarne
Od 1 lipca 2024 r. każdy przedsiębiorca, będący czynnym podatnikiem VAT, ma obowiązek wystawiać faktury za pośrednictwem systemu e-faktur KSeF (Krajowy System e-Faktur). Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, docelowo jedyną dopuszczalną formą fakturowania będzie wystawienie faktur VAT właśnie za pośrednictwem KSeF. Jest to więc wyzwanie, przed którym staje niemal każdy przedsiębiorca. Wśród wielu pytań i wątpliwości pojawiają się też te natury prawnokarnej – e-faktura ma bowiem stanowić próbę niemal całkowitego zlikwidowania tzw. luki vatowskiej.
2. Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. Docelowo wszystkie sytuacje, które obecnie wymagają wystawienia faktury, będą obsługiwane za pośrednictwem systemu e-faktur. Wystawienie e-faktury nie jest uzależnione od zgody odbiorcy – strony mogą zdecydować jedynie o tym, że poza systemem będą przesyłać między sobą faktury, ale nie będzie to miało jakiegokolwiek wpływu na ich obowiązki podatkowe.
Otrzymałeś wezwanie z urzędu skarbowego w sprawie faktur?
Pomogę Ci ocenić ryzyko karnoskarbowe i przygotuję strategię obrony – zanim sprawa się eskaluje.
3. Kary za niekorzystanie z e-faktur
W przypadku, gdy podatnik wbrew obowiązkowi:
- nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu narzędzia KSeF;
- w okresie trwania awarii lub niedostępności systemu wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem;
- nie przesłał do systemu faktury w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii lub w terminie 1 dnia roboczego od dnia wystawienia w przypadku niedostępności z innych przyczyn niż awaria;
naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji administracyjnej nakłada na podatnika karę pieniężną w wysokości 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza systemem, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości aż do 18,7% kwoty należności wskazanej na tej fakturze.
Kary za wystawienie faktury poza systemem e-faktur są więc nadzwyczaj wysokie. Na szczęście, zaczęły obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2025 r., a więc po blisko 6 miesiącach od dnia, w którym przesyłanie faktur w ten sposób stało się obowiązkowe.
4. E-faktury – zagrożenia
Myśląc o e-fakturach, należy uświadomić sobie, co tak naprawdę znajdzie się w systemie, kto będzie miał dostęp do tych danych i czy rzeczywiście ich gromadzenie w czasie rzeczywistym pozwoli na zlikwidowanie czy też zmniejszenie tzw. luki vatowskiej, jak tego chce Ministerstwo Finansów. W rzeczywistości może bowiem okazać się, że aplikacja umożliwiająca wystawianie faktur za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, gdzie gromadzone są dane wrażliwe, stanowi poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa danych przedsiębiorców i nie pozwoli na efektywną walkę z oszustwami podatkowymi.
4.1. Nierzetelne wystawienie faktury
Głównym założeniem systemu fakturowania elektronicznego jest walka z oszustwami podatkowymi. Jednak czy e-faktury w rzeczywistości na to pozwolą? Proces przygotowania faktur w KSeF zakłada, że cała ich treść zostanie wprowadzona i udostępniona w centralnym systemie, za pośrednictwem którego zostanie dostarczona również do odbiorcy. Organy podatkowe będą zatem miały wiedzę na temat faktu wystawienia danej faktury oraz jej treści, nie będą zaś wiedziały, czy dana transakcja w rzeczywistości miała miejsce.
Oznacza to, że podgląd „live” na faktury wystawiane przez przedsiębiorców może nie wystarczyć do zwalczenia problemu tzw. pustych faktur. Konieczne będzie przeprowadzenie kontroli i zweryfikowanie, czy dana transakcja została w rzeczywistości wykonana.
Oczywiście, KSeF pozwoli na dokonywanie wstępnych czynności poza siedzibą firmy, w szczególności pozwoli porównać transakcje poszczególnych kontrahentów, a tym samym na efektywniejsze typowanie podmiotów, u których kontrola powinna zostać przeprowadzona. Pytanie otwarte pozostaje co do możliwości, jakie ten system da organom podatkowym.
4.2. Wyłudzenia
Gdy wystawia się i otrzymuje kilka faktur w miesiącu, ich weryfikacja nie powinna nastręczać większych problemów – w takich sytuacjach przedsiębiorcy raczej znają swoich kontrahentów i potrafią zidentyfikować poszczególne zakupy i wydatki. Problem pojawia się w sytuacji, gdy faktury są wystawiane i odbierane przez licznych pracowników, w różnych oddziałach, na dużym obszarze.
Pojawia się zatem zagrożenie związane z próbami oszustw, polegającymi na przesyłaniu fikcyjnych e-faktur z nadzieją, że nieuważna ofiara fakturę opłaci. Ryzyko to, choć dotyczy przede wszystkim dużych podmiotów, może w okresie przejściowym dotyczyć wszystkich przedsiębiorców. Należy zatem zwrócić szczególną uwagę na weryfikację numerów NIP, KRS oraz REGON, które pozwolą na identyfikację kontrahenta. Rośnie znaczenie weryfikacji biznesowej kontrahentów – warto zapoznać się z zasadami criminal compliance.
4.3. Faktura od oszusta
Zgodnie z ustawą VAT, podatnicy mogą odliczać VAT od wydatków na towary i usługi związane z działalnością opodatkowaną. Jednak to prawo nie może służyć do oszustw podatkowych. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wyjaśnił, że prawo do odliczenia VAT nie przysługuje, gdy podatnik wie lub powinien wiedzieć o nieprawidłowościach VAT w transakcji.
Podatnik musi wykazywać staranność i działać w dobrej wierze. Jeśli urząd skarbowy stwierdzi brak staranności, może zakwestionować prawo do odliczenia VAT. Jednak urzędy nie mogą wymagać od podatników nadmiernych działań weryfikacyjnych.
Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że podatnicy nie muszą badać, czy wystawca faktury jest rzetelnym podatnikiem i czy spełnia wszystkie obowiązki podatkowe. Kontrola podatników i wykrywanie nieprawidłowości to zadanie organów podatkowych.
4.4. Rzecz oczywista – niewystawianie faktur
Oczywistym jest, że narzędzia KSeF pozwolą na kontrolę jedynie tych transakcji, które zostały udokumentowane za pomocą e-faktur. Nie ma możliwości, by system zlikwidował tą część szarej strefy, w której transakcje pomiędzy przedsiębiorcami nie są w ogóle dokumentowane. W tym wypadku system nie wskaże także potencjalnego podmiotu do przeprowadzenia kontroli.
4.5. Cyberbezpieczeństwo
To właśnie ten aspekt e-faktur budzi największe wątpliwości. Spoglądając na sposób zabezpieczenia wrażliwych dokumentów państwowych i skrzynek e-mail najważniejszych osób w państwie, trudno z pełnym przekonaniem powierzyć państwu najbardziej wrażliwe dane firmy. W KSeF gromadzone będą dane nie tylko o fakcie wystawienia faktury oraz kwocie, ale także informacje o pozostałych jej elementach, w tym o poszczególnych towarach i usługach oraz ich cenach. Daje to szeroką wiedzę o działalności operacyjnej przedsiębiorcy, z której organy podatkowe – ale i osoby niepowołane – mogą korzystać niemal do woli.
Więcej na temat KSeF przeczytasz na stronie biznes.gov.pl.
Uwaga: Terminy wejścia obowiązków i sankcji związanych z KSeF podlegają zmianom legislacyjnym – zawsze weryfikuj aktualny stan prawny na stronach Ministerstwa Finansów lub podatki.gov.pl.
